Rozmowa z Kamilą Jacewicz, doradcą kluczowym Regionalnego Ośrodka EFS w Kielcach

- Czy projekt o dofinansowanie z EFS możemy realizować wspólnie z inną instytucją bądź jednostką?
- Projekt może realizować kilka instytucji związanych ze sobą umową partnerską - pamiętajmy jednak, że za realizację projektu ostatecznie odpowiedzialny jest lider projektu. Umowa taka musi wskazywać wiodącą rolę jednego z podmiotów: odpowiedzialnego m. in. za rozliczenie projektu wobec Instytucji Wdrażającej oraz cel partnerstwa, obowiązki partnera wiodącego (lidera projektu – beneficjenta), plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansowego, zasady komunikacji i przepływu informacji, podejmowania decyzji w partnerstwie oraz sposób monitorowania i kontroli projektu.

- Czy korzystniej starać się o pomoc z EFS samemu, czy lepiej z inną jednostką na zasadzie partnerstwa?
- Wielowymiarowe problemy zazwyczaj mogą być rozwiązane jedynie wtedy, kiedy organizacje o uzupełniających i wspierających się profilach i kompetencjach aktywnie współpracują, dzieląc się pomysłami, celami, ryzykiem, możliwościami, zobowiązaniami i zadaniami, a także kompetencjami i środkami. A zatem partnerstwo daje wiele korzyści, co jest brane pod uwagę przy akceptacji wniosków.

- Czy możemy zmienić część projektu po jego akceptacji?
- Możemy negocjować zmiany w umowie, które są niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu. Negocjowanie umowy może także nastąpić z inicjatywy Instytucji Wdrażającej, w sytuacji gdy w wyniku przeprowadzonych kontroli zachodzi podejrzenie nieosiągnięcia rezultatów projektu. Obowiązkiem beneficjenta jest zgłaszanie Instytucji Wdrażającej wszelkich zmian w trakcie realizacji projektu.

- Jakich najważniejszych rad udzieliłaby Pani realizatorom projektów chcącym zmienić swój projekt?
1. Wszelkie zmiany wymagają zgłoszenia w formie pisemnej wraz z wyszczególnieniem zmian oraz ich każdorazowym uzasadnieniem.
2. W przypadku zmian wymagających akceptacji, Instytucja Wdrażająca akceptuje jedynie zmiany uzasadnione i niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu.
3. Wszelkie zmiany w projekcie odnoszą się do pierwszej zaakceptowanej wersji wniosku.
4. Wszelkie zmiany w projekcie mogą być zgłaszane nie później niż na 1 miesiąc przed jego zakończeniem.
5. Wartość dofinansowania nie może zostać zwiększona.
6. Brak sprzeciwu Instytucji Wdrażającej w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez IW informacji o zmianie oznacza przyzwolenie na dokonanie zmiany, jednak Instytucja Wdrażająca ma prawo nie zgodzić się na zaproponowane zmiany i wypowiedzieć umowę o dofinansowanie projektu.

- Czy grożą nam jakieś sankcje za opóźnienie realizacji projektu?
- Gdy beneficjent nie rozpoczął realizacji projektu w ciągu 3 miesięcy od ustalonej w umowie daty rozpoczęcia projektu, zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszą umową, możliwe jest jej rozwiązanie w trybie natychmiastowym.

- Wiemy, że możemy zostać poddani procedurze kontrolnej przez instytucje krajowe i UE. Jakie więc dokumenty musimy zachować w celu przedłożenia kontroli?
- Dokumenty w formie papierowej są najważniejszymi nośnikami informacji dokumentującymi działalność. Muszą być przechowywane tak długo, jak określają to przepisy.
Obowiązkowo należy przechowywać: oryginalny formularz zgłoszonego wniosku, pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, umowę o dofinansowanie projektu, faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, wyciągi z konta bankowego (konta projektu), wszelkie istotne pisma wysyłane i otrzymywane, w tym zwłaszcza korespondencję dotyczącą zmian w projekcie, umowy z wykonawcami, wykaz beneficjentów ostatecznych projektu oraz zestawienie danych ich dotyczących, programy zajęć oraz dokumenty poświadczające osiągnięcie przez beneficjentów ostatecznych określonych rezultatów.

- Czy decyzje dotyczące nieprzyznania dofinansowania są ostateczne?
- Niestety tak, i nie podlegają procedurom odwoławczym. System selekcji wniosków stworzony został w taki sposób, by zapewnić wybór najlepszych projektów, najbardziej odpowiadających potrzebom beneficjentów ostatecznych oraz przynoszących największe efekty w odniesieniu do poniesionych nakładów.

- Jakie są najczęściej popełniane błędy wpływające na odrzucenie wniosku?
- niestosowanie obowiązującego formularza wniosku,
- składanie wniosku w sposób niezgodny z dokumentacją konkursu przygotowaną przez instytucję wdrażającą (informuje ona m.in. o sposobie oznaczenia wniosku, liczbach wymaganych kopii itp.),
- składanie wniosku po wyznaczonym terminie,
- nieudzielenie odpowiedzi na wszystkie pytania wniosku bądź udzielenie odpowiedzi niezgodnej z treścią pytania,
- złożenie wniosku przez nieuprawnionego beneficjenta,
- złożenie wniosku do niewłaściwej instytucji wdrażającej,
- podpisanie wniosku przez osobę nieuprawnioną bądź w inny sposób niezgodny ze statutem wnioskującej instytucji,
- niedołączenie wszystkich wymaganych załączników,
- niezgodność wersji elektronicznej z wersją papierową (niezgodność sum kontrolnych),
- zbyt ogólny budżet projektu.

- Czy po decyzji odmownej możemy w przyszłości spróbować ponownie?
- Odrzucenie wniosku nie oznacza, iż wniosek nie może być dofinansowany, bowiem może zostać po poprawie ponownie złożony jako nowy wniosek. Projekty, które nie zostały przyjęte do dofinansowania z powodu wyczerpania środków w danej rundzie konkursowej, mogą zostać ponownie złożone w odpowiedzi na kolejny konkurs, lecz muszą ponownie przejść procedurę weryfikacji formalnej oraz oceny merytorycznej.


Kamila Jacewicz - kluczowy doradca Regionalnego Ośrodka EFS w Kielcach
tel.: (041) 346 25 63
e-mail: sir@sir.com.pl

Na zdjęciu: Kamila Jacewicz

treść komentarza * podpis

Wpisz kod z obrazka * Wpisanie kodu jest niezbędne ze względów bezpieczeństwa. Wielkość liter nie ma znaczenia.  Jeśli kod jest nieczytelny kliknij TUTAJ.

* - pola obowiązkowe